Aro Systemsin talotekniikkaurakat toteutetaan toimintamallilla, joka kytkee yhteen aikataulu- ja resurssihallinnan. Suoritetasoinen ennakkosuunnittelu, ajantasainen tilannekuva ja nopea reagointi muutoksiin ovat sen vahvuudet.
Uuden toimintamallin ytimessä on yksityiskohtainen aikataulun suunnittelu aina tehtäväsuoritteen ja sen vaatimien resurssien tasolle asti. Toteutumisen seuranta tarjoaa kokonaiskuvan työn etenemisestä, jolloin projektinjohto on jatkuvasti tilanteen tasalla. Sen ansiosta hän voi havaita ja ottaa haltuun nopeasti myös ennakoimattomat tilanteet ja tarpeet.
– Käytämme samaa toimintamallia kaikissa talotekniikkaprojekteissa, olipa kyseessä sitten iso tai pieni projekti, kertoo Aro Systemsin tuotantojohtaja Niko Lindholm.
Laatua kokonaisuuden hallinnalla
Aikatauluja on tehty rakentamisen alalla toki ennenkin. Usein pääurakoitsija pitää yllä karkean tason yleisaikataulua ja aliurakoitsijoilla on jokaisella oma tapansa varmistaa oman osuutensa toteutuminen ajallaan.
Isonkin kohteen sähkö- tai LVI-urakka saattaa olla vain yksi viiva pääurakoitsijan yleisaikataulussa. Koordinaatio aliurakoitsijoiden kanssa on käytännössä työmaakokousten varassa. Pääurakoitsija on heidän tarjoamansa tilannetiedon varassa, minkä seurauksena kokonaiskuva jää väistämättä epätäydelliseksi.
– Ammattilaiset tietävät, että aikataulu kertoo paljon hankkeen onnistumisesta. Jos siinä ei pysytä, jossain piilee viivytyksen aiheuttanut ongelma. Sen löydyttyä korjaaminen vie edelleen lisää aikaa ja tulee kalliiksi. Samoin aikataulun kiinni kiriminen, mikä koskee usein jo laajempaa joukkoa työmaan urakoitsijoita, Lindholm kuvailee.
– Koko tilanne olisi voitu ehkä välttää paremmalla suunnittelulla tai haittoja rajata nopealla reagoinnilla. Näiden edellytys puolestaan on ajantasainen kokonaiskuva ja kyky johtaa sen toimintaa sen mukaisesti.
Todellinen tilannekuva johtamisen tukena
Isojen kohteiden urakoitsijana tunnettu Aro Systems on luonnollisesti kehittänyt omaa projektinhallintaansa vuosien aikana. Nyt yhtiössä päätettiin toteuttaa uudistus, jolla aikataulu- ja resurssihallinta nostetaan vielä kokonaan uudelle tasolle.
Uusi toimintamalli yhtenäistää erilaisten projektien aikataulusuunnittelun ja lisää panostusta käynnistystä edeltävään valmisteluun. Alustana toimii pilvipohjainen ohjelmisto, jonka visuaalisuus tekee työn etenemisen seurannan helpoksi. Näin työnjohdolla on käytössään tehokas työkalu, jonka ansiosta aikataulupoikkeamiin voidaan reagoida välittömästi tilanteen korjaamiseksi.
Yhtiötason projektinohjausjärjestelmälle ohjelmisto tarjoaa seurantatietoa esimerkiksi projektin valmiusasteesta. Näin kytkeytyvät yhteen kaikki onnistuneen urakan elementit: aikataulu, resurssit ja talous.
Resurssit oleellinen osa aikataulua
Eräs alkava iso projekti on osuva esimerkki kuvaamaan aikataulutusta. Kohteessa tehdään sähkötöitä useassa eri lohkossa ja niiden eri kerroksissa. Urakka jaetaan ensin pääsuoritteiksi rakennusliikkeen yleisaikataulua varten.
Tämän jälkeen työ pilkotaan jokaisen lohkon ja kerroksen osalta suoritteiksi jopa tehtävätasolle asti. Kun tehtävään kytketään sen suorittamisen edellyttämät resurssit, nähdään aikataulua seuraamalla jatkuvasti, paljonko jäljellä olevan työn tekemiseen tarvitaan resursseja ja milloin.
Uuden toimintamallin mukainen yksityiskohtainen suunnittelu ei riipu projektipäällikön ajankäytöstä tai muista kiireistä. Se tehdään tiimityönä ja aina samalla tavalla ennen projektin alkamista.
Käytännössä työ on laskentaa, sillä suunnittelun perustaksi ei riitä tehty urakkatarjous. Aikataulun tulee pohjautua faktatietoon työn vaatimasta ajasta ja resursseista sekä tarkennettuun kuvaan kohteessa tehtävistä töistä.
Läpinäkyvyydestä hyötyä kaikille
Aikataulujohtamiseen keskittyvä toimintamalli on tehty luonnollisesti Aro Systemsin oman projektinjohdon ja seurannan tarpeisiin. Sen mukaisesti projekti suunnitellaan, resursoidaan ja johdetaan niin, että urakka valmistuu sovitusti ja ajallaan. Se on työkalu, jolla projektipäällikkö johtaa työmaata ja asentajat voivat seurata omaa työsuoritettaan.
Silti uudesta toimintamallista on hyötyä myös muille. Isoissa kohteissa voi olla töissä kymmeniä urakoitsijoita, eikä yllättäviltä tilanteilta tai aikataulumuutoksilta voida välttyä. Niiden vaatimat järjestelyt voidaan ottaa heti käsittelyyn pääurakotisijan sekä kaikkien muiden kanssa, joita ne koskevat.
Aikataulun läpinäkyvyyden ansiosta muutkin urakoitsijat tietävät, missä vaiheessa asennukset etenevät ja voivat suunnitella omia töitään sen mukaisesti. Aro Systemsin aliurakoitsijat ovat mukana aikataulussa vaikkeivat he ole siellä yhtiön omina resursseina. Näin voidaan seurata kokonaisuuden valmiusastetta.
– Kaikille on eduksi, kun suunnittelemme työmme perusteellisesti ja tunnemme tarkoin oman tekemisemme. Tilannekuvat jaetaan tarpeen mukaan myös muille. Poikkeamat havaitaan ja käsitellään yhdessä samoin tein, Niko Lindholm kertoo.
– Pidämme kiinni omasta aikataulustamme ja osaamme myös kommentoida pääurakoitsijan yleisaikataulua ja aliurakoitsijoiden aikatauluja. Tuloksena on ajallaan ja laadukkaasti toteutettu projekti ilman loppukiriä.
