Aro Systemsin Helsingin-toimisto muutti marraskuussa uusiin toimitiloihin. Tilat sijaitsevat nyt Ultimes Business Garden -yrityskeskittymässä Pitäjänmäellä.
Modernit ja valoisat tilat tukevat arolaisia tavoitteita: tuotamme hyvässä yhteistyössä tuloksia asiakkaillemme, henkilökunnallemme ja omistajillemme. Noin 50 arolaisen käytössä on uusia tiloissa 750 neliötä ja 44 työpistettä. Aro Systemsillä on Helsingin lisäksi toimipisteet Oulussa ja Tampereella. Myös muita toimipisteitä uudistetaan, seuraavaksi on vuorossa Oulu.
Kuulostelimme henkilökunnan ajatuksia uusista tiloista ensimmäisten kuukausien jälkeen. Tutustu aluksi tiloihin henkilöstöpäällikkö Maarit Rantalan opastuksella: katso video Youtube-kanavaltamme.
”Käytän nyt paperia 98 prosenttia vähemmän!”
Tuula Kaitila, hallintosihteeri
Miltä muutto uusin tiloihin on tuntunut?
Muutto on ollut yksi positiivisimmista asioista näiden 10 vuoden aikana, kun olen ollut Aro Systemsillä töissä. Sinä aikana yrityksemme on kehittynyt ja kasvanut paljon, ja muutto on ikään kuin symboli kaikelle uudistumiselle. Täällä on viime vuosina panostettu henkilöstöön ja ympäristöön yhä enemmän, ja tulokset alkavat näkyä kaikessa: ympäristössä ja tavassa tehdä töitä.
Hienoa onkin, että yrityksessämme on ensin panostettu kasvuun ja vasta sen jälkeen on tehty erilaiset imagomuutokset. Tämä on rehellinen tapa toimia. Tässä korostuu, että olemme perheyritys ja että yrityksellämme on kasvot.
Onko jokin muuttunut omissa työtavoissasi?
Muuton avulla olemme selkeyttäneet työtämme ja prosessejamme. Itse päätin vähentää paperin käsittelyn omassa työssäni minimiin, ja paperin käyttöni onkin vähentynyt uusissa tiloissa 98 prosenttia entiseen verrattuna! Saan kaikki dokumentit sähköisinä, ja jos joku yrittää palata vanhaan paperikäytäntöön, muistutan ystävällisesti, että nythän meillä on kaikki dokumentit pilvipalvelussa. Saman ovat huomanneet muutkin, ja tarvitsemme enää yhden kopiokoneen suunnitellun neljän sijasta.
Meille hallinnon tiimiläisille tuli iso muutos työrutiineihin, kun Aro Systems ostaa nyt kaikki aula- ja kokouspalvelut Business Gardenilta. Vieraat otetaan vastaan aulassa ja useimmat kokoukset pidetään Business Gardenin vuokrattavissa kokoustiloissa, joihin myös tarjoilut tulevat palveluna. Oma työni ja koko tiimimme työ selkeytyivät tämän ansiosta huomattavasti.
Palvelutarjonta on muutenkin hieno juttu. Olen käyttänyt jo pakettipalveluja, ja käytän varmasti sähköautoa, kun käyn myöhemmin työmaillamme.
Miten työpaikan sijainti ja sisustus vaikuttavat työfiilikseesi?
Projektipäälliköt ja projekti-insinöörit käyvät täällä pari kertaa viikossa töissä mobiilipaikoilla. Kun työskentelemme kaikki lähekkäin, asiat sujuvat kätevämmin. Kasvokkainen kontakti on aika kullanarvoinen asia työssämme. Näen heti, onko projektipäällikkö paikalla ja saan muutamalla sanalla hoidettua avoinna olevan kysymyksen paljon nopeammin kuin vaikka sähköpostilla.
Mobiilipaikkojen käyttö ja uusi selkeämpi tapa työskennellä koskevat meitä kaikkia. Myös toimitusjohtajamme istuu täällä joukossamme. Teemme kaikki työtä saman tavoitteen eteen, ja sitä kautta omankin työn arvostus nousee.
”Työpisteen vaihtelu on sittenkin hyvä idea”
Niko Lindholm, hankintapäällikkö
Yllättikö muutossa jokin asia?
Olin aluksi vähän skeptinen, miten hyvin mobiilipaikat soveltuvat käytännön työhömme. Ajattelin, ettei että vaihtuva työpiste olisi hyvä ainakaan oman työni kannalta – olen sillä tavalla hieman konservatiivinen. Mutta ajatukseni kääntyivätkin 180 astetta. Vaihtuviin työpisteisiin tottui nopeasti, ja nämä ovat muutenkin oikein hienot ja viihtyisät tilat. Vaihtelu virkistää, ensimmäisen kuukauden aikana olen työskennellyt noin kymmenessä eri työpisteessä.
Miten työpäiväsi sujuu uudella toimistolla?
Aamulla valitsen itselleni työpisteen, johon tuon läppärini ja muut tarvittavat tavarat kaapista. Iltapäivällä jätän tavarat taas kaappiin ja läppärini myös, jos tiedän tulevani aamulla toimistolle. Yleensä kyllä kuljetan konetta mukanani.
Mobiilipaikoilla on tarjolla isompia ja pienempiä sähköisesti säädettäviä pöytiä, ja moni näyttää tekevän töitä seisten. Itse en ole vielä kokeillut, koska selälleni on parempi istua kuin seistä.
Työhöni kuuluu paljon puhelimessa puhumista. Menen silloin aina äänieristettyyn tilaan, etten häiritse muita. En itsekään tykkää työskennellä, jos on paljon hälyä ympärillä. Aika hyvin täällä porukka pystyy keskittymään omaan työhönsä, osalla on kuulokkeet siinä tukena.
Työskentelimme ennenkin avokonttorissa, mutta tämä on uusi, moderni työympäristö. Yksi asiakkaanikin kommentoi, että täällähän ollaan kuin tv-studiossa!
Hyödynnätkö Business Gardenin tarjoamia palveluja?
Kaikkiin palveluihin en ole vielä tutustunut, mutta ravintolaa käytän lähes päivittäin. Se on oikein hyvä! Ja mukavaa, että ravintolapalvelut sijaitsevat samassa talossa työpaikan kanssa, se tehostaa ajankäyttöä.
Vaihtuva työpiste kannustaa tutustumaan
Jukka Aro, markkinointi- ja viestintäjohtaja
Miltä uudet tilat tuntuvat?
Suuret ikkunat, toimiva valaistus ja rakennuksen viihtyisät tilat saavat unohtamaan syksyn pimeydenkin. Täällä huomaa valaistuksen vaikutuksen konkreettisesti, kun valoa on riittävästi ja oikeissa paikoissa. Valoa tulee paljon myös suurista ikkunoista. Työskentelen usein ison ikkunan edessä, josta aukeaa näkymä Vihdintielle ja avarat metsämaisemat.
Mikä on erityisen hyvää uusissa tiloissa?
Toimistotilamme on hyvin nykyaikainen ja viihtyisä. Tila on kerännyt paljon kiitosta niin työntekijöiltä kuin vierailijoiltakin.
Sähköpöydät ja uudet työtuolit ovat saaneet erityistä kiitosta kaikilta. Nyt jokainen voi säätää pöytänsä juuri itselleen sopivaksi.
Tehostavatko uudet tilat työskentelyänne?
Ehdottomasti tehostavat. Tilat antavat mahdollisuuden ihmisten kohtaamisille ja arjen keskusteluille. Tilat kannustavat myös yhä enemmän yhteistyöhön ja avoimuuteen.
”Muutto oli yrityksemme parhaita päätöksiä!”
Noora Aro-Tuominen, talousjohtaja
Miksi Business Garden on ollut hyvä valinta Aro Systemsille?
Muutto uusiin tiloihin oli yrityksemme parhaita päätöksiä! Olen tosi tyytyväinen lopputulokseen.
Päätös kuvastaa arolaista tapaa tehdä töitä: kaikille tarjotaan hyvät puitteet työskentelyyn. Kiinnitimme suunnittelussa huomioita erityisesti toimivuuteen, ergonomiaan ja viihtyisyyteen.
Muutolla uusiin tiloihin halusimme myös tehostaa toimintaamme. Nyt meillä on käytössämme vähemmän neliöitä, mutta tuntuu kuin täällä olisi väljempää kuin entisissä tiloissa. Tilat kuvaavat Aro Systemsin arvoja ja ne luovat osaltaan työnantajakuvaamme niin omalle henkilöstölle, yhteistyökumppaneillemme kuin työnhakijoillekin. Olemme parin viime vuoden aikana panostaneet muutenkin paljon brändimme kehittämiseen: meillä on uusittu esimerkiksi huoltoautokalusto ja työvaatteet. Uudet tilat ovat looginen jatkumo sille.
Kaikki uudistaminen pohjautuu tietenkin strategiaamme. Arolainen tapa toimia on keskiössä, panostamme johtamiseen, esimiestyöhön ja tiimityöskentelyyn. Nykyaikaiset uudet tilamme tukevat hyvin tiimityöskentelyä. Kehitimme tänne erilaisia pisteitä, joihin tiimi voi kokoontua ad hoc -periaatteella nopeastikin. Vähensimme samalla varsinaisten neuvottelutilojen määrää, koska useimmat kokoukset voi hoitaa avoimissa tiloissa. Tilojen akustiikka tukee avointa tiimityöskentelyä, täällä on rauhallista kokoontua. Tarvittaessa voi varata myös erillisen neuvottelutilan.
Olemme suomalainen perheyhtiö ja haluamme korostaa kasvollista omistajuutta. Haluamme korostaa tiloillamme myös yli 65-vuotiaan yrityksemme historiaa ja jatkuvuutta. Neuvottelutilat on nimetty yrityksen perustajan Pentti Aron ja hänen vaimonsa Veran mukaan. Pentti oli myös sotalentäjä, ja siksi tiloissamme on esillä hänen lentokoneensa potkurin lapa.
Mitä halusitte saada aikaan muutoksella?
Halusimme saada toimivat, huolettomat ja helpot toimitilat. Yksi tärkeä tavoite oli saada käyttöömme palveluja. Hankimme nyt Business Gardenilta aulapalvelut, postin vastaanoton, kokouspalvelut ja ruokailut. Näitä ei ollut aiemmissa tiloissamme.
Hyvällä suunnittelulla on erittäin tärkeä merkitys, hienoa että saimme suunnitella nämä tilat itsellemme sopiviksi heti alusta asti. Talotekniikan yrityksenä meille on myös tärkeää, että täällä on käytössä moderni talotekniikka. Nykyaikaisen talotekniikan avulla voi seurata esimerkiksi eri tilojen käyttöastetta yksityiskohtaisesti. Lisäksi teemme täällä omaa pilottitutkimusta ilmanlaadusta ja koulutamme omia asentajiamme tekniikan käyttöön.
Uusimme muuton yhteydessä kaikki työkalusteemme ja hankimme kaikille sähköpöydät. Se olikin jo aiemmin monien toive.
Mitä uudet työtilat ovat muuttaneet omassa työskentelyssäsi?
Itse tykkään siitä, ettei ole tiettyä työskentelypaikkaa, vaan voin valita paikan fiiliksen mukaan. Yksi suosikkipaikoistani on maisemaikkunan edessä oleva korkea ja kapea pöytä, josta näkee edessä avautuvan metsän.
Isot ikkunat ja kunnon valaistus ovat tosi merkittäviä asioita työtilassa.
On ihana nähdä ihmisten viihtyvän. Kohtaamme toisiamme ja juttelemme enemmän, kun kaikki eivät mene aamulla suoraan omiin vakiintuneisiin työpisteisiinsä.
